سیستم سازی چیست و چگونه بر رشد کسب و کار اثرگذار است؟

اکثر کارآفرینان مطرح و موفق در دنیا، زندگی متفاوتی با سایر افراد جامعه دارند و ساعت کاری معمولی دارند و به ندرت پیش می‌آید که با کار زیاد، خسته و بی‌حوصله باشند. در حالی که بسیاری از افراد، موفقیت را در بیشتر کار کردن می‌بینند و فکر می‌کنند با افزایش ساعت کاری، می‌توانند خود را به موفقیت نزدیکتر کنند، در حالی که خود را رفته رفته خسته‌تر و بی انگیزه‌تر می‌کنند. اما کارآفرینان مطرح و صاحبان کسب و کار موفق با فرآیندی به نام سیستم سازی آشنا هستند که می‌توان گفت عامل موفقیت این افراد همین سیستم سازی است و می‌دانند که سیستم سازی چیست. این افراد به کسب و کار خود، مثل یک سیستم نگاه می‌کنند و بر همین اساس تغیراتی را در سازمان و کسب کار خود به وجود می‌آورند. در این مقاله سعی شده تا به پرسش سیستم سازی چیست پاسخ داده و نیز بر آموزش سیستم سازی تمرکز می‌کنیم.

سیستم سازی چیست؟

 اگر بخواهیم بگوییم سیستم سازی چیست، باید بگوییم مجموعه‌ای از اصول و روش‌های است که طی آن فرآیند انجام فعالیت‌ها و وظایف را در یک سازمان و کسب و کار مشخص می‌کند. در فرآیند سیستم سازی، طی آن وابستگی سازمان و کسب و کار به فردی خاص از بین می‌رود. حال این فرد تفاوتی ندارد که خودتان باشید و یا فرد دیگری باشد. و در کل حضور آن شخص، لازمه پیشبرد کارهای سازمان نباشد. پس می‌توان نتیجه گرفت که یکی از الزامات برای موفقیت و نیز مشخص شدن امور و وظایف در سازمان و کسب و کار، آموزش سیستم سازی است.

انواع سیستم‌های کسب و کار

نباید از اهمیت سیستم سازی در تمام اجزای یک کسب و کار غافل شد و در آموزش سیستم سازی، سیستم های کسب و کار به 3 دسته تقسیم می‌شوند داریم که بیان آنها می‌پردازیم.

1. سیستم های نرم: این نوع سیستم ها در فرآیند سیستم سازی، در برگیرنده افراد و ایده ها است و شیوه‌های مورد استفاده توسط کارکنان برای انجام را شامل می‌شود.
2. سیستم‌های سخت: این دسته از سیستم‌های کسب و کار، به تجهزیات فیزیکی کسب و کار مربوط می‌شود و بهره‌وری شرکت را افزایش می‌دهد.
3. سیستم‌های اطلاعاتی: آخرین دسته از سیستم‌های کسب و کار در آموزش سیستم سازی، شامل فرآیندهای فناوری اطلاعات می‌شود و اطلاعات مربوط به عملیات کسب و کار را جمع‌آوری می‌کند تا بین آنها مقایسه انجام دهد و بهترین روش‌ها را ارائه دهد.

اهمیت سیستم سازی کسب و کار

اگر بخواهیم از مزیت سیستم سازی بگویم و اینکه آموزش سیستم سازی چه فوایدی دارد، می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم.

• فرآیندها، متکی به یک شخص نخواهد بود.
• خطای انسانی به بدلیل مشخص شدن وظایف در آموزش سیستم سازی و پیاده سازی آن، به میزان قابل توجهی کاهش می‌یابد.
• دسترسی به اطلاعات ساده بوده و امکان تجزیه و تحلیل داده‌ها وجود دارد.
• دستاورهای سازمان و کسب و کار در سیستم سازی، در طول زمان حفظ می‌شود.
• از آنجایی که فرآیندها به خودی خود، پیش می‌روند، امکان توسعه سازمان و کسب و کار وجود دارد.

آموزش سیستم سازی برای صاحبان کسب و کارها

برای آموزش سیستم سازی و پیاده سازی این فرآیند برای مدیران سازمان‌ها و کسب و کارها نیاز است اقداماتی نظیر بهینه سازی افراد، بهینه سازی ابزار و بهینه سازی اسناد انجام پذیرد.

1. بهینه سازی افراد: اولین قدم در بهینه سازی افراد، انتخاب و استخدام افرادی شایسته و مناسب برای مسئولیت شغلی است. صاحبان کسب و کارهایی که با فرآیند سیستم سازی اداره می‌شوند به خوبی می‌دانند که برای داشتن بهترین انتخاب و استخدام افرادی شایسته، نیاز است تا وقت و انرژی کافی برای این اقدام صرف کنند.

اقدام بعدی در بهینه سازی افراد در موضوع سیستم سازی چیست و همچنین آموزش سیستم سازی بسیار اهمیت دارد واگذاری کارها است. نیاز نیست که همه کارها را خودتان انجام دهید. نیروهایتان را دست کم نگیرید و کارهایتان را به آنها واگذار کنید. اگر احتمال می‌دهید که شخص مناسبی برای این دست کارها وجود ندارد، به راحتی می‌توانید با کمی آموزش و راهنمایی به نیرو.هایتان، کارها را به آنها واگذار کنید و لحظه لحظه آنها را کنترل نکیند و به جای اینکار، نیروها را به حال خودشان گذاشته و با برگزاری جلساتی منظم، روند انجام کارها را بررسی کنید.
در این بهینه سازی، گاهی اوقات لازم است حتی افرادی را اخراج کنید و یا جایگاه افراد را تغییر دهید و به مسئولیت های بالاتری یا پایین‌تری هدایت کنید. برای آگاهی از چگونگی استخدام افراد شایسته، می‌توانید به مقاله یک مدیر حرفه ای چگونه افرادی فوق ستاره استخدام می کند؟ مراجعه نمایید.

2. بهینه سازی ابزار: در موضوع سیستم سازی چیست، بهینه سازی از جایگاه ویژه‌ای برخوردار است. این بهینه سازی به این اشاره دارد که ممکن است برای فرآیند سیستم سازی از تجهزات موجود، بهتر استفاده کنید و یا حتی تجهیزات جدیدی تهیه کنید. امروزه تجهیزات زیادی وجود دارد تا بیساری از کارهای تکراری را به صورت سیستمی انجام دهد. مثلا می‌توان با استفاده از سامانه پیامکی، کارها را راحت‌تر و سریع‌تر انجام داد. در این مرحله، نباید از اهمیت ابزار و تجهیزات خوب غافل شوید.
3. بهینه سازی اسناد: نیاز است تا هر اقدامی که در درون سازمان و کسب و کار صورت می‌گیرد، طی دستورالعمل خاصی انجام گیرد. حتی نیاز است برای صحبت با مشتری نیز دستورالعمل مخصوص به خود را داشته باشد. به گونه‌ای هر یک از کارکنان واحد فروش،در هنگام مواجه با یک نوع سوال از مشتری باید جوابی واحد به سوال مشتری ارائه دهند. حتی برای خودتان هم برای انجام کارهایتان، دستورالعمل مشخصی داشته باشید.

 از اهمیت داشتن دستورالعمل در بخش آموزش سیستم سازی، می‌توان به این نکته اشاره کرد که می‌توان این دستورالعمل‌ها را بهبود بخشید که پس از مدتی شما راهنمایی ازشمند به صورت مکتوب خواهید داشت که باعث می‌شود تمام قسمت های کسب و کارتان به خوبی پیش برود.